Etiske retningslinjer – Code of conduct
De etiske retningslinjene forplikter oss til å drive vår virksomhet ansvarlig, etisk og i tråd med lover og regler
Etiske retningslinjer
De etiske retningslinjene er grunnlaget for hvordan vi driver forretning og forteller oss selv og omverden hva som kan forventes av oss. De beskriver grunnleggende forpliktelser og krav til hvordan vi skal opptre, gir oss veiledning når vi står overfor etiske dilemmaer og hjelper oss å ta gode avgjørelser.
EBS ser viktigheten av å ha klare etiske retningslinjer for sine medarbeidere. Som konsulentselskap er dette særdeles viktig. Troverdig opptreden, som arbeidsgiver, overfor kunder og overfor leverandører, eiere og andre samarbeidsparter, er vårt fundament. Retningslinjene slår fast at vi alltid skal gi råd som er best for kunden, at de til enhver tid gjeldende lover og regler følges og at medarbeidere har en respektfull omgang med andre mennesker i sitt arbeid, både i formelle og mer uformelle sammenhenger.
Vårt samfunnsansvar
Vår visjon: EBS Consulting AS skal være best på å skape innovative og solide forretningsløsninger for våre kunder gjennom styring, rådgivning, implementering og oppfølging
Vår misjon:
-
Kunder; være en samarbeidspartner som vekker tillit og den foretrukne rådgiveren
-
Medarbeidere; tilby ansatte en spennende hverdag gjennom nyskapende prosjekter og egen utvikling
-
Partnere; ha langsiktig samarbeid og sammen skape verdi for begge parter
Våre verdier:
Praktisk problemløsning med kreativitet og leveranseevne
-
Vi er rause og deler på vår kunnskap
-
Vi skaper tillit og er hjelpsomme
-
Vi brenner for innovative løsninger
Lederprinsipper
Våre lederes adferd er tuftet på følgende prinsipper:
Frihet under ansvar
Sikre trygghet til å prestere i jobben
Bygge et godt fellesskap med mangfold og likhet
Vær deg selv!
Dersom en ansatt blir kjent med kritikkverdige forhold i EBS Consulting, eller hos oppdragsgiver, skal vedkommende si fra om dette.
Fremgangsmåten må være forsvarlig og ikke virke trakasserende eller skape unødig belastning for arbeidsmiljøet. I første rekke vil det være riktig å varsle tjenestevei, dvs. til personalansvarlig.
Det er mulig å varsle anonymt om man ønsker det. Alle meldinger skal vurderes seriøst og håndteres i henhold til selskapets rutiner, slik at prinsippet om habilitet, konfidensialitet og kontradiksjon ivaretas. Anonyme varsler må ha en tydelig begrunnelse for at varselet skal kunne håndteres.
En ansatt som varsler om kritikkverdige forhold på en forsvarlig måte skal ikke bli utsatt for noen form for gjengjeldelse på grunn av slik varsling, og ens identitet skal holdes konfidensiell.
De etiske retningslinjene gjelder for alle faste og midlertidige ansatte i EBS Consulting, innleide konsulenter og andre som handler på vegne av EBS, inkludert styret (heretter samlet omtalt som ansatte). Det forventes at vi hjelper hverandre med å følge reglene, sier fra om noe bør forbedres og varsler ved kritikkverdige forhold. Hvis man er i tvil, skal man rådføre seg med sin nærmeste leder.
Våre ledere skal være gode rollemodeller og har et særlig ansvar for å opptre i samsvar med intensjonene i de etiske retningslinjene. Det inngår i en leders ansvar å jevnlig kommunisere viktigheten av å etterleve våre etiske retningslinjer og sørge for nødvendig opplæring.
Vi forventer at våre leverandører og samarbeidspartnere overholder samme høye etiske standard som vi gjør selv.
Ansatte skal etterleve gjeldende lover og regler. Dette gjelder både eksterne krav og internt regelverk, herunder lover og forskrifter, retningslinjer og instrukser.
Vi respekterer menneskerettighetene og arbeidstakerrettighetene til kollegaer, ansatte hos kunder, leverandører og samarbeidsparter som nedfelt i internasjonale konvensjoner og lokal lovgivning.
Brudd på gjeldende lover og regler aksepteres ikke. Eventuelle brudd eller avvik skal håndteres i henhold til selskapets prosedyrer og kan gi arbeidsrettslige, strafferettslige og erstatningsrettslige konsekvenser.
Slik gjør vi det i EBS Consulting
EBS skal ha et helsefremmende arbeidsmiljø, fysisk og psykisk. Vårt systematiske HMS-arbeid innebærer dokumenterte rutiner og ansvarsforhold og verneombud samt er et kontinuerlig forbedringsarbeid.
Alle ansatte er forpliktet til å bidra til et positivt og profesjonelt arbeidsmiljø. Det innebærer at vi behandler hverandre, kunder og samarbeidspartnere med respekt, tar ansvar for egne handlinger og melder fra dersom vi observerer noe som påvirker arbeidsmiljøet eller sikkerheten negativt.
Alle ansatte i EBS Consulting er likeverdige, uavhengig av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk og alder.
Diskriminering av ansatte på bakgrunn av slike forhold skal ikke forekomme, hverken i ansettelsesprosesser eller senere i arbeidsforholdet. Den enkeltes egenskaper skal respekteres og verdsettes. Vi handler aktivt dersom vi observerer trakassering eller upassende oppførsel, og vi arbeider forebyggende for å sørge for et inkluderende arbeidsmiljø. En mangfoldig og inkluderende arbeidsplass gjør oss i stand til å levere bedre løsninger til våre kunder.
Det forventes at alle ansatte i EBS opptrer i h.t. retningslinjene, og på en måte som ikke diskriminerer eller trakasserer verken kolleger, kunder, samarbeidspartnere eller andre mennesker man møter som EBS-ansatt.
Alle ansatte har plikt til å bevare taushet om alle forhold man får kjennskap til gjennom sitt ansettelsesforhold så vel innenfor selskapet som hos selskapets kunder eller hos våre samarbeidspartnere. Dette gjelder både kundeinformasjon og interne bedriftsanliggender i EBS Consulting. Taushetsplikten gjelder også etter at ansettelsesforholdet opphører.
Informasjonssikkerhet handler om å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet på informasjonen vi har. EBS jobber strukturert med informasjonssikkerhet og følger ISO27001. Informasjonssikkerhet er et kontinuerlig arbeid og ledere og ansatte har en felles forpliktelse til å holde sikkerhetskompetansen oppdatert. Enhver ansatt i EBS har plikt til å snarest melde fra dersom man får kjennskap til brudd på rutiner for informasjonssikkerhet.
EBS tar personvern på alvor og følger gjeldende regler for behandling av personopplysninger.
Ansatte, kunder, leverandører, samarbeidspartnere og eiere skal kunne stole på at vi beskytter informasjon, ivaretar taushetsplikt og behandler personopplysninger i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.
Vi jobber systematisk med miljøtiltak i hverdagen for å redusere vårt miljøavtrykk. Vårt miljøledelsessystem innebærer rutiner for innkjøp av varer og tjenester, bærekraftig avfallshåndtering, energisparing og reduksjon av reisevirksomhet. Det forventes at ansatte setter seg inn i rutiner som kommuniseres og tar ansvarlige valg i tråd med disse rutinene.
Vår kommunikasjon skal være åpen, ærlig og tydelig. Det gjelder både internt og eksternt og er viktig for tilliten til selskapet.
Enhver ansatt må utøve god dømmekraft med hensyn til hva man sier i ulike medier om kunder, partnere, konkurrenter og kolleger. Vær bevisst på at det i praksis er vanskelig å skille på hva man sier som representant for EBS og som privatperson. Opptre i samsvar med allmenne regler for god folkeskikk.
EBS Consulting skal behandle alle samarbeidspartnere med respekt og i tråd med god forretningsskikk. Vi skal gjennomføre oppdrag for våre kunder med god kvalitet og høy grad av integritet, og kundene skal være trygge på at vi gir råd om hva vi mener er best for kunden og ikke for oss selv. I all omgang med kunder skal ansatte tilstrebe en vennlig og høflig omgangstone. Det forventes at alle til enhver tid opptrer aktsomt og avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til selskapet.
Vi behandler alle forretningspartnere med respekt og på rettferdig og transparent vis. Ved samarbeidsprosjekter og partnerskap utveksler vi ikke konkurransesensitiv informasjon eller deltar i samordning utover det som er nødvendig for prosjektet.
Ved valg av leverandører, produkter og tjenester lar vi ikke personlige preferanser påvirke våre valg, men tar beslutninger basert på forretningsmessige behov.
Interessekonflikter oppstår når det er en konflikt mellom våre personlige interesser og vårt ansvar som medarbeider i eller representant for EBS Consulting. Slike interessekonflikter kan ha bakgrunn i f.eks. nære relasjoner, tillitsverv, økonomiske interesser eller eierinteresser. Det kan også oppstå interessekonflikter mellom krav fra myndigheter, kunders forventninger, egne forretningsinteresser og våre eieres interesser.
Alle i EBS har et ansvar for å ta beslutninger som ikke er påvirket av personlig vinning. Vi unngår situasjoner som kan så tvil om vår integritet og erklærer oss inhabile i situasjoner der en interessekonflikt kan oppstå. Er man i tvil tar man opp problemstillingen med sin leder.
Økonomisk integritet er avgjørende for å opprettholde tilliten fra ansatte, kunder, forretningspartnere og aksjeeiere. Vi overholder norske og internasjonale standarder for regnskapsføring og rapportering, sørger for at vi bruker selskapets penger på en fornuftig og riktig måte og tar avgjørelser i samsvar med selskapets fullmaktstruktur. Vi følger gjeldende skatteregler og bidrar ikke til skatteunndragelser.
Enhver ansatt må påse at den informasjon man leverer fra seg eller godkjenner, som brukes for refusjon eller andre utbetalinger fra EBS Consulting, er korrekt.
EBS Consulting finner enhver form for korrupsjon uakseptabel og skal opptre åpent og etterrettelig.
Korrupsjon er å tilby eller motta en utilbørlig fordel i kraft av sin stilling, verv eller oppdrag, i form av penger, gaver eller tjenester, og ved dette urettmessig oppnå en fordel for seg selv eller egen organisasjon.
Ansatte må utvise stor varsomhet når det gjelder gaver og invitasjoner fra og til kunder, partnere og leverandører av størrelser utover det som gjelder som vanlig oppmerksomhet. Dersom man er i tvil om en gave eller invitasjon er innenfor dette skal man konferere med sin leder.
Ansatte har tilgang til å bruke EBS Consulting sine eiendeler til å utføre arbeidsoppgaver. Dette omfatter utstyr, programvare, systemer, informasjon og lignende som eies av selskapet. Slike eiendeler skal brukes og oppbevares med ansvarlighet og i samsvar med gjeldende retningslinjer. Det samme gjelder kunders eiendeler. EBS aksepterer ikke noen form for misbruk av selskapets eller kunders eiendeler.
Vi bruker ikke datautstyr eller annen elektronisk kommunikasjon til upassende kommunikasjon. Dette omfatter enhver ulovlig aktivitet og atferd som kan betraktes som diskriminerende, støtende eller trakasserende. EBS ansatte skal bruke programvare i samsvar med gjeldende lisensbetingelser. Vi tillater ikke kopiering av programvare eller opphavsrettslig beskyttet materiale. Ingen ansatte skal laste ned eller laste opp uautorisert programvare eller annet opphavsrettslig beskyttet materiale.
For å sikre et sunt arbeidsmiljø i våre lokaler, hos kunder hvor våre konsulenter arbeider og på tjenestereiser, forventer EBS Consulting at alle ansatte påser at deres egen arbeidsinnsats ikke påvirkes av bruk av alkohol eller andre rusmidler. I sosiale sammenhenger i regi av EBS, kunder eller andre samarbeidspartnere kan alkohol serveres, men aggressiv eller annen utilbørlig oppførsel som skyldes alkoholpåvirkning eller bruk av andre rusmidler aksepteres ikke.